Одиторският файл е важен инструмент за електронните търговци, които искат да се съобразят с изискванията на Националната агенция за приходите (НАП). Този файл съдържа детайлна информация за продажбите, направени през електронния магазин, и е задължителен за тези, които искат да се възползват от алтернативния режим за регистриране и отчитане на продажбите. В тази статия ще разгледаме какво представлява одиторският файл, кой трябва да го подава, каква информация съдържа и как да го подадете правилно към НАП.
Какво представлява одиторският файл?
Одиторският файл е стандартизиран електронен документ, който съдържа информация за продажбите, направени през електронен магазин. Този файл е изискван от НАП съгласно Наредба №Н-18 и трябва да бъде подаван ежемесечно от определени категории търговци. Основната цел на одиторския файл е да улесни контрола и отчетността на електронните продажби, като същевременно осигури прозрачност и съответствие със законодателството.
Кой трябва да подава одиторски файл към НАП?
Лицата и компаниите, които трябва да подават одиторски файл към НАП, са:
- Търговци, които извършват продажби чрез електронен магазин.
- Търговци, които искат да се възползват от възможността да не издават фискален бон за неприсъствени плащания с дебитни или кредитни карти, съгласно чл. 3, ал. 17 от Наредба №Н-18.
- Търговци, които отговарят на определени изисквания, подробно описани в алтернативния режим за регистриране на продажбите при неприсъствени плащания.
Каква информация съдържа одиторският файл?
Одиторският файл трябва да съдържа следната информация:
- Уникален номер на електронния магазин.
- Данни за направените поръчки, по които са извършени доставки на стоки или услуги през предходния календарен месец.
- Логически и аритметично коректна информация, чиято верност се проверява при подаване на файла през електронната услуга.
Файлът следва да бъде съобразен с Приложение №38 от Наредба №Н-18, което детайлизира изискванията към съдържанието и формата на одиторския файл.
Как да подготвите одиторския файл
За подготовката на одиторския файл е необходимо:
- Да се използва подходящ софтуер, който може да генерира XML файлове съгласно изискванията на НАП.
- Да се уверите, че всички данни във файла са логически и аритметично коректни.
- Да се провери файлът за грешки и несъответствия преди подаване.
Процедура по подаване на одиторски файл към НАП
Подаването на одиторски файл към НАП става чрез следните стъпки:
- Вход в портала за електронни услуги на НАП: Посетете портала за електронни услуги на НАП и влезте с вашия квалифициран електронен подпис (КЕП).
- Избор на услуга: Изберете услугата „Стандартизиран одиторски файл от лице по чл. 3, ал. 17 от Наредба №Н-18/2006 г.“
- Качване на файла: Качете одиторския файл, който сте подготвили.
- Проверка и подаване: Уверете се, че файлът е логически и аритметично коректен, след което го подайте.
Срокове за подаване на одиторски файл
Одиторският файл трябва да се подава ежемесечно до 15-о число на месеца, следващ месеца, за който се отнася. Например, файлът за продажбите през януари трябва да се подаде до 15 февруари.
Чести грешки и как да ги избегнете
При подаване на одиторски файл може да се допуснат различни грешки. Ето някои от най-често срещаните:
- Неправилно попълнени данни: Уверете се, че всички данни във файла са точни и коректни.
- Липсваща информация: Проверете дали всички задължителни полета са попълнени.
- Грешки в XML структурата: Използвайте валидатор, за да проверите XML файла преди подаване.
Решаване на проблеми и поддръжка
Ако срещнете проблеми при подаване на одиторския файл, можете да се обърнете към:
- Информационния център на НАП: Те могат да предоставят помощ и да отговорят на вашите въпроси.
- Онлайн ресурси и документация: НАП предоставя подробни инструкции и помощни материали на своя уебсайт.
Използване на Take a NAP за подаване на одиторски файлове
При подготовката и подаването на одиторския файл, използването на подходящ софтуер може значително да улесни процеса. Един от най-добрите инструменти на пазара е Take a NAP. Този софтуер предлага автоматизация и висока точност при генерирането и подаването на одиторски XML файлове, което минимизира риска от грешки и спестява време. Take a NAP поддържа множество платформи като Shopify и WooCommerce, което го прави идеален за широк спектър от електронни търговци.
Заключение
Подаването на одиторски файл към НАП е важно задължение за електронните търговци. Спазването на изискванията и подаването на коректен файл в срок може да помогне за избягване на санкции и да осигури прозрачност и отчетност на вашите продажби. Следвайки стъпките и съветите в това ръководство, ще можете успешно да подадете одиторския файл и да се възползвате от алтернативния режим за регистриране на продажбите.