Управлявате онлайн магазин и искате да улесните живота си? Със сигурност сте чували за възможността да не издавате фискален бон при всяко плащане с карта онлайн. Звучи страхотно, нали? Е, ключът към тази привилегия се нарича одиторски файл – месечен отчет, който подавате към НАП.
Много търговци се стряскат, когато чуят за него. Звучи сложно, техническо и леко плашещо. Но всъщност не е така. Представете си го като дигитален дневник на продажбите ви, който показва на НАП, че работите прозрачно и изрядно.
В тази статия ще разбием митовете. Ще обясним на разбираем език какво точно представлява този файл, дали се отнася за вас, как да го подготвите без главоболия и как да го подадете успешно. Нека превърнем това задължение в лесна месечна рутина.
Какво всъщност е одиторският файл?
Накратко, одиторският файл е електронен документ в строго определен от НАП формат (XML). Той съдържа подробна информация за всички поръчки с доставка, направени през вашия електронен магазин за предходния месец.
Основната му цел е проста: да даде възможност на онлайн търговците да се възползват от т.нар. алтернативен режим – да не издават фискален бон за неприсъствени плащания (когато клиентът плаща с карта онлайн, а не на място). В замяна на това улеснение, вие предоставяте на НАП систематизирана информация за тези продажби. Това е сделка, от която печелят и двете страни – вие си спестявате работа, а НАП получава нужната отчетност.
Дали това задължение важи и за вашия онлайн магазин?
Най-вероятно да, ако отговаряте на следните условия:
- Продавате стоки или услуги онлайн чрез собствен уебсайт или платформа.
- Искате да се възползвате от улеснението да не издавате касова бележка за плащания с кредитна или дебитна карта, направени дистанционно (т.е. неприсъствено).
- Регистрирани сте по ДДС и спазвате специфичните изисквания, описани в Наредба №Н-18.
Ако все още издавате касов бон за всяко плащане с карта, подаването на този файл ви дава чудесната възможност да спрете да го правите и да оптимизирате процесите си.
Каква информация иска да види НАП в този файл?
Файлът не е просто списък с продажби. Той трябва да бъде детайлен и перфектно структуриран. Основните компоненти, които трябва да включите, са:
- Уникален номер на магазина ви, регистриран в НАП.
- Пълна информация за всяка поръчка от предходния месец, по която е имало доставка: номер на поръчка, дата, данни за продуктите, стойности, ДДС и др.
- Логически и математически коректни данни. Системата на НАП проверява файла автоматично и всяко несъответствие ще доведе до отхвърляне.
Всички изисквания са описани в Приложение №38 към Наредба №Н-18, но не е нужно да го четете под лупа. По-важно е да знаете как да генерирате файла правилно.
Как да подготвите одиторския файл (и да не си скъсате нервите)?
Тук имате два пътя. Единият е труден, а другият – умен.
1. Ръчният подход (не се препоръчва): Да се опитате сами да създадете XML файла. Това изисква технически познания, време и крие огромен риск от грешки. Една пропусната запетая или грешен таг може да направи целия файл невалиден. Това е като да сглобявате сложна мебел без инструкции – възможно е, но почти сигурно ще завърши с разочарование.
2. Умният подход (автоматизация): Да използвате специализиран софтуер. Това е начинът, по който го правят 99% от успешните търговци. При подготовката и подаването на одиторския файл, използването на подходящ софтуер може значително да улесни процеса. Един от доказаните инструменти на пазара е Take a NAP. Той се свързва директно с вашата платформа (като Shopify или WooCommerce), изтегля автоматично необходимата информация и генерира перфектно форматиран XML файл, готов за подаване. Това не само спестява часове ръчен труд, но и свежда риска от грешки до минимум.
Процедурата: Подаване към НАП в 4 лесни стъпки
След като имате готовия файл, подаването е лесно и става изцяло онлайн:
- Влезте в портала на НАП: Използвайте своя квалифициран електронен подпис (КЕП), за да влезете в портала за електронни услуги на НАП.
- Намерете услугата: В менюто потърсете услугата „Стандартизиран одиторски файл от лице по чл. 3, ал. 17 от Наредба №Н-18/2006 г.“.
- Качете файла: Изберете и качете XML файла, който сте генерирали.
- Проверете и изпратете: Системата ще направи бърза проверка. Ако всичко е наред, потвърдете и подайте. Готово!
Не изпускайте срока: 15-о число!
Това е златната дата, която трябва да запомните. Одиторският файл се подава всеки месец до 15-о число за предходния месец. Например, файлът за продажбите през януари трябва да се подаде най-късно до 15 февруари.
Капаните, в които да не попадате: Най-честите грешки
Няма нищо по-досадно от това да получите съобщение за грешка, след като сте мислили, че сте приключили. Ето най-честите капани и как да ги избегнете:
- Неточни данни: Проверете два пъти дали всички суми, дати и номера на документи са въведени правилно. Системата на НАП е безкомпромисна към аритметични грешки.
- Липсваща информация: Уверете се, че всички задължителни полета са попълнени за всяка продажба.
- Грешки в XML структурата: Това е най-честият проблем при ръчна подготовка. Използването на софтуер като Take a NAP на практика елиминира този риск.
Ако все пак срещнете проблем, не се паникьосвайте. Можете да потърсите помощ от информационния център на НАП или да се консултирате с вашия счетоводител.
Заключение
Подаването на одиторски файл не трябва да бъде бреме, а интелигентен начин да оптимизирате бизнеса си и да сте напълно изрядни пред властите. Веднъж след като настроите процеса, той се превръща в рутинна задача, която отнема минути.
Като използвате правилните инструменти и следвате стъпките, вие не просто изпълнявате едно задължение. Вие си осигурявате спокойствие, спестявате време и усилия и можете да се фокусирате върху това, което правите най-добре – да развивате своя онлайн магазин.